Lo smart working o lavoro agile è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato senza vincoli di orario o di luogo precisi e consente di alternare la presenza in azienda a periodi all’esterno. Tuttavia rimane l’obbligo di rispettare i limiti di durata massima di orario giornaliero e settimanale. In via ordinaria si attiva su intesa tra datore di lavoro e dipendente, tramite un accordo in forma scritta. In via eccezionale, l’accordo scritto non è necessario e il datore di lavoro può decidere di attivare questa modalità tenuto conto delle esigenze e delle possibilità organizzative e strutturali dell’azienda.

Le regole dello smart working

Anche senza accordo, vanno rispettate le disposizioni contenute nella legge 81 del 2017 e quindi, oltre ai limiti di orario, occorre dare indicazioni ai dipendenti sulle modalità di svolgimento dell’attività, di coordinamento con il datore di lavoro stesso o con i colleghi e i superiori, modalità di esercizio del potere direttivo con riferimento anche al controllo a distanza che può essere effettuato tramite gli strumenti di lavoro.

Anche quando il dipendente è in smart working il datore di lavoro deve garantire la sua salute e sicurezza, informandolo adeguatamente e quest’ultimo deve cooperare per attuare quanto disposto dall’azienda. L’attivazione va comunicata al ministero del Lavoro tramite il sito Cliclavoro, sia in modalità ordinaria sia in quella semplificata utilizzabile in questi giorni.

Il datore deve predisporre un accordo individuale con il dipendente interessato, una policy sugli strumenti di lavoro e i controlli, norme disciplinari e una informativa scritta sui rischi. Per gestire in modo efficace la strumentazione fornita ai dipendenti il datore deve regolamentarla in anticipo.

Il dipendente deve sapere come funzionano gli strumenti, come devono essere usati e come sono fatti i controlli. Se è data informazione adeguata al lavoratore delle modalità d’uso e di effettuazione dei controlli nel rispetto delle norme sulla privacy, le informazioni raccolte sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro.

La policy sui controlli a distanza deve contenere una descrizione degli strumenti e delle regole di utilizzo; i comportamenti non tollerati, l’indicazione della possibilità o meno di usare gli strumenti per ragioni personali, l’indicazione dei dati conservati e dei soggetti abilitati ad accedervi, le modalità e tempi di conservazione dei dati, le prescrizioni interne circa la sicurezza dei dati e dei sistemi, le modalità, le ragioni e la frequenza dei controlli, un riferimento chiaro al codice disciplinare per la violazione delle prescrizioni.

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