Lavorare da casa è spesso anche più comodo e produttivo, a patto di fare un buon uso degli strumenti a disposizione. I servizi cloud rendono facile l’archiviazione e la condivisione veloce dei file di lavoro con altre persone, le quali possono accedere agli stessi documenti e modificarli in tempo reale affinché ogni collaboratore sia certo di avere sempre la versione del file più aggiornata. Se lavoriamo da casa, o abbiamo comunque la necessità di condividere file con qualcuno a distanza, Dropbox è uno strumento semplice da utilizzare e concede uno spazio iniziale gratuito di 5 GB.
Dropbox, come gestire cartelle e condivisioni
Dopo avere eseguito l’accesso a Dropbox, vediamo la Homepage. In questa finestra troviamo i file contrassegnati come Speciali ovvero da tenere a portata di mano. L’area dove organizzare i documenti si trova nella sezione I miei file, a cui possiamo accedere facendo clic sul comando nella colonna a sinistra. Qui trovano posto le cartelle. Per creare una nuova cartella, facciamo clic su Nuova cartella, a destra. Nel menu che si apre possiamo stabilire se si tratta di una cartella personale o se desideriamo condividerla con altri.
In quest’ultimo caso dobbiamo indicare l’indirizzo di posta elettronica. Il menu a destra permette di stabilire se gli invitati possono modificare i file. Se abbiamo creato una cartella personale, possiamo modificarne gli attributi in seguito con un clic sull’icona a destra, quella con i tre puntini, ma anche rinominarla o spostarla. Una volta creata la cartella, serviamoci del comando Carica file per trasferire al suo interno i documenti nel PC. Un sistema più immediato è trascinare i file nella finestra.
Per spostare una cartella in un’altra posizione facciamo clic sull’icona con i tre puntini e scegliamo Sposta. Selezioniamo la destinazione e confermiamo. Un modo di condivisione alternativo è selezionare la cartella e dal solito menu con i tre puntini scegliere Condividi. Creiamo un link e incolliamolo in una e-mail o in un messaggio. L’uso più immediato e comune che possiamo fare di Dropbox è attraverso il browser. Per farlo ci basta eseguire l’accesso con i nostri dati e potremo poi gestire tutti gli elementi.
Essendo un sistema di condivisione moderno basato su cloud, Dropbox offre anche le app da installare sui dispositivi Android e iOS. L’uso via app è quasi identico a quello da browser e permette il caricamento e il download dei documenti da qualunque postazione, anche se qualcuno avrà bisogno della loro app specifica. Per esempio, per visualizzare un file di Word sullo smartphone è necessaria l’app di Word.
