Gestire i PDF tra Google Drive e Gmail diventa più semplice con Adobe Acrobat: basta attivarlo in Drive e Chrome per aprire e firmare i documenti ricevuti. Resta da capire dove vengono salvate le modifiche.
Un PDF arrivato come allegato può passare da Gmail a Google Drive e tornare firmato senza doverlo scaricare e ricaricare a ogni modifica. Il percorso più lineare parte dal salvataggio dell’allegato in Drive; da lì si apre il documento con Adobe Acrobat e si lavora sulla copia conservata nella cartella scelta. Quando si salva il PDF aggiornato, si può tornare a ritrovarlo nel servizio Google. L’estensione Acrobat per Chrome offre anche l’apertura diretta dei PDF da Gmail. Le modalità di salvataggio, però, dipendono dal percorso seguito: un documento salvato nello spazio cloud Adobe si trova in Acrobat, mentre il file archiviato in Drive resta nella cartella Google selezionata.
Attivare Acrobat in Drive e Chrome
Per usare Acrobat come visualizzatore dei PDF in Drive, si accede a Google Drive dal browser e si apre Impostazioni e Gestisci app. Nell’elenco si individua Adobe Acrobat e si seleziona l’opzione che lo imposta come app predefinita. C’è anche un’alternativa più rapida: fare clic con il tasto destro sul PDF e scegliere Apri con Adobe Acrobat.
Al primo avvio, Google può chiedere di accedere all’account e di autorizzare il collegamento tra i servizi. È questo passaggio che permette ad Acrobat di operare sui file selezionati in Drive. Le diciture dei menu possono cambiare leggermente con le diverse versioni dell’interfaccia, ma il percorso passa dalle impostazioni delle app o dal menu di apertura del singolo PDF.
Per aprire direttamente gli allegati di Gmail serve invece l’estensione Adobe Acrobat per Chrome. Una volta installata o attivata tra le estensioni del browser, si può impostare Acrobat per l’apertura dei PDF provenienti da Gmail e Drive. Se la preferenza non è stata attivata, l’allegato si apre nel visualizzatore abituale. A quel punto si può scegliere Acrobat dal PDF aperto e usare il menu dell’estensione per indicare che i PDF di Gmail vadano aperti con Acrobat. La scelta resta modificabile in seguito. L’apertura automatica degli allegati è disponibile in Chrome; per collegare Drive via web, Adobe supporta anche altri browser moderni.
Negli account di lavoro e in quelli scolastici, le autorizzazioni di Google Workspace e le regole dell’amministratore possono limitare l’accesso alle app oppure ai file condivisi. Se il collegamento non compare o l’autorizzazione viene negata, occorre verificare le impostazioni dell’account con chi gestisce il servizio.
Aprire e firmare un PDF ricevuto
Si riceve via Gmail un modulo da firmare. Dal messaggio, il comando di Drive associato all’allegato consente di salvarne una copia in Google Drive; qui si sceglie la cartella in cui conservarla. Poi si apre Drive e si avvia il PDF con Acrobat. Se il documento è già archiviato lì, basta individuarlo e selezionare Apri con Adobe Acrobat: non occorre passare da Gmail né creare una copia locale.
Nella finestra di Acrobat, gli strumenti si trovano nel menu o nella barra rapida. Per compilare il modulo e apporre la propria firma si sceglie Compila e firma. Si inserisce il testo nei campi necessari, poi si crea la firma digitandola, disegnandola oppure aggiungendo un’immagine. Una volta pronta, la si posiziona nel punto previsto dal documento. Compila e firma serve a chi compila il PDF; Acrobat Sign, invece, permette di inviare ad altre persone una richiesta di firma e di gestire l’accordo.
Prima di salvare, è utile ricontrollare i campi compilati e la posizione della firma. Una firma inserita e salvata può non essere modificabile come un normale elemento del documento, quindi conviene verificare che sia collocata correttamente e che i dati siano completi.
È possibile aprire l’allegato direttamente da Gmail nell’estensione Acrobat e modificarlo nel visualizzatore PDF. Per conservare una versione nel proprio archivio, si salva o si copia il documento in Drive, verificando la cartella di destinazione. In questo modo si sa quale versione è stata conservata. Il percorso più chiaro resta aggiungere prima l’allegato a Drive e lavorare sulla copia archiviata lì.
Dove finiscono le modifiche
Quando Acrobat lavora su un PDF collegato a Google Drive, le modifiche possono essere salvate nel documento archiviato in Drive. Il file resta nella cartella originaria. Al termine dell’operazione, si attende che il salvataggio sia completato e si riapre il PDF da Drive per controllare la presenza della firma e dei dati inseriti. Se si usa un comando che salva il documento nello spazio cloud Adobe, la copia si trova invece in Acrobat. Per ritrovare la versione aggiornata in Google Drive, è quindi necessario verificare la destinazione scelta durante il salvataggio.
Le funzioni disponibili dipendono dal piano Adobe e dallo strumento utilizzato. La visualizzazione e alcune operazioni di base sono separate dalle funzioni premium: per modificare testo e immagini, convertire i file, organizzare le pagine o inviare richieste di firma può servire un abbonamento idoneo. Acrobat Sign gestisce le richieste di firma rivolte ad altre persone e i relativi accordi; Compila e firma permette invece di firmare personalmente un modulo. Se un comando è bloccato, l’applicazione può chiedere di accedere oppure di usare un piano che comprenda quella funzione.
L’integrazione è utile quando il documento arriva da Gmail ma deve essere conservato e aggiornato in Drive: si apre con Acrobat, lo si compila e lo si firma senza dover gestire copie scaricate sul computer. Prima di iniziare, conviene controllare quale account Google è collegato, dove verrà salvata la versione firmata, quali permessi ha l’estensione e se il piano Adobe include le operazioni necessarie.
