Una PEC inviata senza proteggere gli indirizzi dei destinatari è costata una sanzione alla FNOB. Il Garante Privacy ha disposto misure correttive: ecco cosa è successo e come gestire gli invii multipli.
La Federazione Nazionale degli Ordini dei Biologi (FNOB) è stata multata per 2.000 euro dal Garante per la protezione dei dati personali dopo aver inviato, il 21 e il 24 luglio 2025, due PEC con gli indirizzi dei destinatari visibili a tutti. Il provvedimento n. 763, adottato il 7 ottobre 2026, considera l’esposizione una comunicazione di dati personali a terzi. La posta elettronica certificata attesta l’invio e la consegna del messaggio.
Perché il Garante ha sanzionato la FNOB
Le comunicazioni erano rivolte a numerosi professionisti iscritti. A presentare il reclamo è stata una biologa che le aveva ricevute: nell’elenco visibile comparivano gli indirizzi email personali, accessibili così a tutti i destinatari. Nel corso dell’istruttoria la Federazione ha riconosciuto l’errore, definendolo una svista episodica e non una modalità abituale di invio.
La FNOB ha ricondotto l’accaduto ai limiti del servizio PEC utilizzato, che non permetteva di inserire gli indirizzi nel campo CCN, la copia conoscenza nascosta disponibile nella posta ordinaria. Ha riferito inoltre che i messaggi avevano contenuto esclusivamente istituzionale e si rivolgevano a professionisti della stessa categoria. Secondo la Federazione, non erano note conseguenze dannose né usi impropri dei recapiti.
Per il Garante, un indirizzo email che identifica o rende identificabile una persona è un dato personale. Quando viene comunicato a più destinatari, il suo trattamento resta tale anche se le persone appartengono allo stesso ambiente professionale o possono già conoscersi. All’ente sono state contestate le violazioni degli articoli 5 e 6 del GDPR e dell’articolo 2-ter del Codice Privacy, relativi ai principi di liceità, correttezza e trasparenza e alla base giuridica del trattamento.
La sanzione e le misure disposte
La multa ammonta a 2.000 euro. Nel determinarne l’importo, il Garante ha valutato il carattere episodico dell’accaduto, l’assenza di dati appartenenti a categorie particolari, la mancanza di precedenti pertinenti e la collaborazione della FNOB durante l’istruttoria. Sono stati considerati elementi attenuanti.
Il provvedimento ordina anche di pubblicare l’ordinanza sul sito del Garante, in ragione dell’elevato numero di destinatari coinvolti. La pubblicazione rende accessibile l’esito del procedimento. Nel corso dell’istruttoria la Federazione ha riconosciuto l’errore e ha illustrato i limiti del sistema PEC utilizzato.
La certificazione PEC riguarda l’invio e la consegna del messaggio. La visibilità degli indirizzi dipende invece da come viene compilato il messaggio: se sono inseriti in un campo visibile, i destinatari possono leggere i recapiti degli altri partecipanti.
Come gestire gli invii PEC a più persone
Per enti, aziende e ordini professionali, la gestione degli invii collettivi richiede procedure che limitino la diffusione dei recapiti. Quando il servizio non offre la copia nascosta, si possono spedire comunicazioni separate. Prima dell’invio è opportuno verificare che ciascun messaggio mostri soltanto gli indirizzi necessari.
Tra gli accorgimenti utili per ridurre il rischio:
- controllare i campi destinatario e le funzioni del servizio PEC prima di ogni invio collettivo;
- definire istruzioni interne per le comunicazioni rivolte a gruppi, includendo un controllo del messaggio e dei destinatari;
- valutare strumenti o modalità che permettano invii individuali quando la copia nascosta non è disponibile;
- trattare soltanto i recapiti necessari per la comunicazione e per il relativo scopo.
L’esposizione di un indirizzo può comunicare a terzi un recapito personale e associarlo a una specifica categoria professionale. Per questo, nella preparazione delle comunicazioni ufficiali contano la scelta dei destinatari, la compilazione dei campi e il controllo del messaggio prima dell’invio.
