La procedura è identico anche per Excel e PowerPoint



Di ragioni per voler proteggere un documento con una password ce ne possono essere molti. Il più semplice e comune prevede la protezione completa con crittografia attraverso una password. Di solito si fa con i documenti che non si vuole assolutamente finiscano nelle mani sbagliate. Ci sono però anche i documenti che si devono condividere ma che non vogliamo vengano modificati, in questo caso potremo renderli in sola lettura, concedendo o meno a chi legge la possibilità di inserire delle note o delle ipotesi di correzione facilmente eliminabili. Infine c’è anche la possibilità di rendere visibile e se vogliamo modificabile, solo una parte del documento.

Tutte queste possibilità vanno impostate dal programma Office presente sul PC, anche se poi il documento che si condivide lo abbiamo su OneDrive. La cosa più importante però è avere un sistema sicuro per conservare le password, non sono previsti infatti sistemi di recupero di emergenza. Da Word – ma il meccanismo è identico anche per Excel e PowerPoint – apriamo il documento che ci interessa proteggere e selezioniamo File ->Informazioni -> Proteggi documento. Facendo clic sulla voce Proteggi documento si aprirà un menu a tendina che permette di proteggere tutto o parte del documento con crittografia e password. Abbiamo scelto di proteggere l’intero file con una password.

Non c’è un limite minimo di caratteri da inserire, ricordiamoci solo di conservare la password in un luogo sicuro, meglio online. Se invece abbiamo scelto nella finestra principale la voce Limita modifiche si aprirà una colonna laterale destra in cui potremo permettere la sola lettura o l’inserimento di commenti. Potremo anche selezionare parte del documento e consentirne la modifica solo ad alcune persone. Per farlo basta un clic sulla finestra Eccezioni e quindi su Applica Protezione. Per essere certi di non dimenticare le password che abbiamo impostato è utile un’app come Password Padlock che potremo scaricare gratuitamente dallo Store di Windows 10.

Naturalmente anche l’app Password Padlock richiede una Master Password che dovremo ricordare. In questo caso però è possibile impostare un suggerimento per le emergenze. Password Padlock può venire utilizzata per tutte le password e non solo per quelle di Office. Permette di generare automaticamente una password e di copiarla negli Appunti. Una volta abbinata la nuova password al documento che vogliamo proteggere, l’app Password Padlock modifica il suo elenco delle password che potremo salvare su OneDrive. Per poter salvare in automatico il file crittografato con le password su OneDrive dovremo concedere i permessi all’app. Il file per essere letto ha bisogno dell’app.

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